Gigabox Documental - São José dos Pinhais, Brazil

gigaBox , empresa provedora de soluções e serviços na área de arquivos empresariais, na qual gerencia e armazena documentos, fitas de computador, plantas e desenhos, microfilmes e microfichas. Nossa linha de serviços é de abrangência total, incluindo processos de digitalização de documentos com acesso às imagens via Internet. Excelente aplicação para a área de RH.
Nossos Diretores Sr. Glaucio Bley e Sr. Marcos Zanier, juntamente com o Sr. Ari Paiva de Siqueira (Um dos antigos diretores da FIEP), convidam a sua empresa a conhecer as dependências da GigaBox Documental.
Temos Serviço VIP de leva e trás para vir conhecer a GigaBox.
Estamos de casa nova – Barracão novo, próprio para guarda de documentos com 9.000m2, com toda a estrutura exigida para segurança da sua  

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documentação.
Alguns clientes: Nutrimental / Peguform / Positivo Educacional e Informática / Selectas / Senai / Sesi / Fiep / Le Lac / Tyssenkrupp / Multiplan / Negresco / Paraná Equipamentos / Amil / Corujão / TVL Veículos / Vanzin / Expoente..e outros....
Investimento baixíssimo. Valores de armazenagem que oscila entre R$ 0,43 a R$ 0,50 por caixa Box, conforme o serviço contratado.
“Máxima da Terceirização”
Todas as atividades que não tenham relação direta com o objetivo final da empresa, ou seja, com seu produto ou serviço específico, devem ser realizados por terceiros.
Esta é a Máxima da Terceirização, um paradigma do Mundo dos Negócios que vem sendo cada vez mais adotada por empresários em todo o mundo, que descobriram que ao simplificarem e agilizarem suas estruturas e processos podem aumentar a produtividade e a competitividade, além de enxugar custos.
Razões que tem levado as empresas a optarem pela Terceirização
• Diminuir seus custos • Direcionar seus esforços para o foco do negócio • Buscar profissionais especializados na tarefa a terceirizar • Eliminar a necessidade de custos com treinamento de pessoal • Buscar suprir as deficiências de seu pessoal • Liberação de espaço físico em suas instalações • Despreocupar-se do recrutamento de pessoal para áreas que não tenham relação direta com o objetivo final da empresa.
Onde seus documentos ficarão arquivados?

A gigaBox possui mais de 3.000 m² já construído e mais 3.000 sendo levantado, de área total, com a estrutura ideal para arquivar seus documentos com toda a segurança que você precisa.
Soluções Customizadas com excelente relação custo x benefício

A gigabox tem como objetivo propor sempre soluções customizadas a seus clientes, garantindo altos padrões de eficiência e produtividade, implantando projetos adequados às necessidades da sua empresa com preços compatíveis com a realidade do mercado brasileiro.
O que podemos oferecer à sua empresa?
Organização de arquivos

A gigabox conta com uma equipe de profissionais especializados que poderá fazer o levantamento dos documentos de sua empresa, utilizando metodologia apropriada para seu arquivamento, objetivando sempre a praticidade e o rápido acesso aos documentos arquivados, através de sistemas próprios de informática ou, caso seja necessário, desenvolvendo sistemas específicos, voltados para as características e necessidades de sua empresa.

Gerenciamento e guarda de documentos

O Sistema gigaBox incorpora as mais modernas técnicas de armazenagem de documentos, tanto no tocante à sua guarda física, em local apropriado, de uso específico e exclusivo para essa finalidade, como principalmente no que diz respeito ao seu gerenciamento e controle.
O controle dos documentos mantidos sob custódia é totalmente informatizado, facilitando o rápido acesso e consulta ao material arquivado.

O Sistema gigaBox disponibiliza para seus clientes acesso total aos dados de seu acervo de documentos, fornecendo informações gerenciais que permitem:

> o perfeito conhecimento do acervo documental da empresa;
> a agilização do trabalho de busca de um documento;
> o controle da tramitação dos documentos;
> a manutenção em arquivo, somente de documentos cujo prazo de temporalidade não esteja vencido.
Consultas aos documentos armazenados

A localização de qualquer documento arquivado pelo Sistema gigaBox é rápida e fácil, seja através dos relatórios gerenciais, seja por pesquisa, acessando diretamente o banco de dados e/ou o banco de imagens dos documentos digitalizados. A gigaBox também coloca à disposição de sua empresa, salas especiais para consulta aos documentos armazenados, uma vez que sua estratégica localização, facilita o rápido acesso dos usuários a suas instalações. A gigaBox dispõe também de transporte rápido e seguro para o envio dos documentos para consultas eventuais em sua empresa sempre que necessário. A confiabilidade, segurança e a responsabilidade da gigaBox é hoje reconhecida pelos clientes que já se utilizam os seus serviços.

Digitalização de documentos

A gigaBox dispõe dos mais modernos hardwares para os serviços de digitalização de documentos, oferecendo a hospedagem do banco de imagens e possibilitando a seus clientes o acesso ao mesmo via INTERNET.
Este processo é a alternativa mais eficiente para se armazenar e consultar grandes volumes de documentos, que consiste na utilização de "scanners" que lêem cada documento e, através de um "software" próprio, armazena a imagem como um arquivo de computador.
Desta maneira a empresa utilizará CDs com os documentos gravados, sem a necessidade do manejo físico dos originais, reduzindo a quantidade de papéis do escritório, utilizando os recursos e a rapidez da informática.
Sistema gigaBox de guarda de documentos magnéticos

A complexidade dos modernos sistemas de informações e a crescente dependência da informática exigem das empresas a adoção de uma postura rígida quanto à segurança física não somente nos ambientes de trabalho ligados a atividades de informática como também naqueles destinados à guarda das memórias dessa atividade.
Consciente de que a implantação e a manutenção de ambientes climatizados e seguros implicam em elevados custos para as empresas e que, por outro lado à perda de informações pode lhes ser fatal, a gigaBox destinou, em suas instalações, sala especialmente projetada e dotada de cofre Data para a guarda de mídia magnética, microfilmes e documentos, dentro das normas de segurança física e condições ambientais recomendadas pela ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas (NB-1334).
Tecnologia

A utilização de tecnologia de ponta garante aos clientes da gigaBox a consulta a seus arquivos no menor tempo possível. A entrega pode ser feita pessoalmente em até 3 horas, ou em poucos segundos via Internet.

Sempre pensando no contínuo aprimoramento dos processos de segurança, acessibilidade e portabilidade, a empresa utiliza tecnologia de última geração, assegurando a proteção das informações sob sua guarda. Assim, a gigaBox implementa constantes melhorias no seu Sistema de consultas e solicitações tornando-o cada vez mais, uma ferramenta imprescindível para os usuários.
Segurança
Os locais para guarda de documentos foram desenvolvidos objetivando a máxima segurança de acesso e proteção aos documentos, a saber:
• Vigilância 24 horas ininterruptamente;
• Sistema de detecção e combate a incêndio, conforme exigências do Corpo de Bombeiros (extintores, detectores de fumaça e calor, etc.) interligados a um painel eletrônico;
• Caixa d'água com bomba de alta pressão interligada exclusivamente à rede de hidrantes;
• Botoeira tipo Quebra - Vidro para acionamento manual, se necessário;
• Ausência de instalações elétricas na área de armazenagem;
• Alarme com monitoramento 24 horas.
• Circuito Interno de TV.
Organização de Documentos
A aplicação de um conjunto de técnicas customizadas que permite a organização, classificação e a rastreabilidades dos documentos (ISO 9000).
Este serviço pode ser realizado na gigaBox ou nas instalações da própria empresa. Veja abaixo alguns benefícios:
• Acesso às modernas técnicas de organização e triagem de documentos;
• Rapidez na localização/recuperação do documento - Organização física adequada;
• Padronização dos métodos de arquivamento - Sistema de identificação visual.
A gigaBox fornece um Kit completo para a implantação do seu acervo de documentos, composto pela caixa de papelão, etiqueta codificada e lacre plástico ou fita adesiva. Ao chegar na gigaBox as caixas são pulverizadas contra possíveis contaminações (traças, cupins, etc.) e colocadas em prateleiras conforme etiqueta externa de codificação.
Prazos de Guarda
Com o passar dos anos, uma grande quantidade de papéis tende a se acumular no arquivo central da empresa ou nos respectivos departamentos.
Como manter o controle do que se deve guardar?
São documentos de uso interno ou de valor legal?
Por quanto tempo devem permanecer no arquivo?
Antes de tomar qualquer decisão quanto à destruição, procure orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que se pode eliminar.
Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações importantes para sua empresa. A gigaBox pode ajudar neste sentido e também formular uma política de temporalidade, tendo por base as normas legais vigentes e as características operacionais de sua empresa.